Vlada Crne Gore, prije svega zbog pandemije korona virusa, planira potpuno korišćenje sistema eDMS-a koji podrazumijeva isključivo elektronsku razmjenu i korišćenje vladinih elektronskih dokumenata, bez ikakve papirologije.
To je zaključak Informacije Ministarstva javne uprave o uspostavljanju razmjene dokumenata u okviru sistema za elektronsko upravljanje eDMS-a, koju je Vlada usvojila na prošloj sjednici.
“Shodno preporukama Nacionalnog koordinacionog tijela, i sprovođenju mjera socijalne distance bilo je neophodno obezbijediti svim službenicima rad od kuće, a korišćenje sistema eDMS je značajno olakšalo praćenje poslovnih procesa u institucijama koje ga koriste”, navodi se u Informaciji.
Svim službenicima koji su izrazili potrebu da od kuće koriste sistem je omogućen pristup sistemu preko VPN naloga, koji predstavlja bezbjedan komunikacioni kanal.
“Treba istaći da je građanima bilo omogućeno da podnose zahtjeve elektronskim putem, te da je ovaj sistem omogućio arhivarima da jednostavno, sve elektronski podnijete podneske, evidentiraju kroz sistem eDMS. Sa druge strane, prilikom pristupa sistemu, službenici su imali mogućnost da vrše obradu predmeta od kuće”, dodaje se u Informaciji prenosi Portal Analitika.
U cilju realizacije rada od kuće i jednostavnijeg korišćenja sistema, tim za pružanje podrške korisnicima je pripremio uputstva kako bi korisnici i na ovaj način mogli koristiti sistem.
Do kraja prošle godine, prije pandemije korona virusa korišćenje eDMS-a nije skroz zaživjelo u praksi, ali pojavom korone stanje se promijenilo.
Prema Informaciji, u 2019. godini broj evidentiranih predmeta je uvećan za 11,7 odsto, a broj evidentiranih dokumenata za 14,15 odsto u odnosu na 2018. godini.
Što se tiče apsolutnih brojki, do kraja 2019. godine u elektronskom sistemu je evidentirano ukupno 585.968 predmeta i 1.014.261 dokumenata.
Cilj uvođenja eDMS-a u organe državne uprave je, kako se objašnjava u Informaciji, stvaranje efikasnije, kvalitetnije i transparentnije e-uprave.
Sistem omogućava bržu razmjenu informacija, smanjenje papirologije i veću sigurnost pri skladištenju dokumenata.
Elektronski način upravljanja dokumentima omogućava tačno definisan protok dokumenta od trenutka unosa u sistem, njegovog obrađivanja od korisnika, mogućnosti elektronskog potpisa do njegovog arhiviranja, što znači da sistem prati cjelokupan životni ciklus dokumenta od njegovog stvaranja do njegovog arhiviranja.
Osnovni cilj sistema za upravljanje dokumentima je da efikasnim radom maksimalno smanji troškove obrade dokumenata te da se u svakom momentu mogu obezbijediti tražene informacije.
Sistem za elektronsko upravljanje dokumentima je uspostavljen 2011. godine kada je započela implementacija u ministarstvima Vlade Crne Gore
U cilju uspješnijeg realizovanja tog projekta, na osnovu zaključka Vlade br. 073405, formiran je međuresorni radni tim za praćenje implementacije sistema za elektronsko upravljanje dokumentima i pripremu predloga za dalju implementaciju.
U 2019. godini urađen je redizajn predmetnog rješenja i na taj način sistem je dodatno unaprijeđen, odnosno, u velikoj mjeri pojednostavljen za upotrebu krajnjim korisnicima.
Razmjenom iskustava i uvažavajući mišljenja korisnika sistema, ukazala se potreba da se urade određene izmjene na aplikaciji, odnosno da se uvedu dodatne funkcionalnosti u cilju poboljšanja sistema. U tom cilju realizovana je nova funkcionalnost da se na početnoj strani nalazi tzv. „Dashbord” na kojoj su grafički prikazane osnovne informacije o predmetima i dokumentima s ciljem veće preglednosti radnih zadataka korisnika.
Ova forma je postavljena kao nova početna strana svim korisnicima i omogućava lakši uvid u nepročitana dokumenta, otvorene predmete, dokumenta za potpisivanje, dokumenta za potvrđivanje, Helpdesk i Admin helpdesk (ukoliko korisnik ima ulogu administratora).
Forma “Nepročitana dokumenta” služi za pregled svih dokumenata koja sadrže priloge koje korisnik nije otvorio. Helpdesk modul za pomoć korisnicima u okviru kojeg su postavljena korisnička uputstva a takođe administratori imaju mogućnost da dodaju dokumenta za koja smatraju da će biti od pomoći korisnicima.
FAQ – posebna stranica koja će biti editovana od administratora, a čiji je cilj da se korisnicima sitema predstave informacije o najčešće postavljenim pitanjima i odgovorima.
“Na naslovnoj strani korisnik ima mogućnost da prijavi problem popunjavajući na posebnoj formi osnovne informacije o vrsti problema, nakon čega se zahtjev prosljeđuje administratorima na rješavanje”, zaključuje se dokumentu.
