Izbacivanje suvišnih informacija iz e-mail poruka pomoći će vam da uštedite veliki dio radnog dana, povećate produktivnost i šanse za povratnom informacijom.
Prema studiji iz 2012. godine, prosječni radnik 28 posto radnog vremena utroši na čitanje i odgovaranje na mailove, piše Entrepreneur.
Iako je njegov inbox uvijek pun, Guy Kawasaki, izvršni direktor investicione kompanije Garage Technology Ventures i jedan od prvih marketing stručnjaka Applea ističe kako se na e-mail trudi odgovoriti u najviše pet rečenica.
Poslovni dnevnik prenosi neke od njegovih savjeta:
1. Pet jednostavnih pitanja
Kada pišete e-mail, on bi trebao odgovoriti na ovih pet ključnih pitanja: Ko ste vi? Što želite? Zašto se obraćate meni? Zašto bih trebao učiniti to što tražite od mene? Što je sljedeći korak?
“To je sve što je inteligentnoj osobi potrebno da donese odluku”, tvrdi Kawasaki.
2. Riješite se nepotrebnih detalja
Pročitajte e-mail nekoliko puta i izbacite sve nepotrebne informacije prije no što pritisnete “šalji”. Oni koju imaju potrebu ispričati svoju životnu priču, vjerovatno ni sami ne vjeruju kako će dobiti pozitivni odgovor.
3. Kraćim mailovima do bolje koncentracije
Limit od pet rečenica natjeraće vas na konciznije razmišljanje i omogućiti da ostanete fokusirani. Kraći mailovi takođe povećavaju šanse za odgovor, jer se vjerovatno ni primalac neće raspisati.
4. Štedite na svemu osim na pohvalama
Svako pravilo, pa tako i ovo ima izuzetke, tvrdi Kawasaki i dodaje da se s dužinom e-mail poruke ne treba opterećivati samo kad želimo pohvaliti osobu kojoj je upućena.
